Petit parcours simple pour s'y retrouver

Compléter l'interface de l'Apinc

D'abord remplir les cases de l'interface de l'Apinc à propos de la mailing liste :
http://www.apinc.org/board/ml/index.php

Nom de la mailing liste :
Le caractère - (tiret) n'est pas autorisé dans un nom de mailing liste. Utilisez plutôt _ (souligné) comme séparateur. Par exemple, pour l'association XYZ : XYZ_tous ou XYZ_bureau.
Attention : N'utilisez pas le mot "sympa" dans le nom de votre liste (exemple : sympathisants@lists.apinc.org)
"sympa" étant le nom du programme gérant les listes de diffusions, les messages envoyés seront traités comme des commandes et du coup ne seront pas envoyés !

Domaine de la mailing liste :
Ici vous ne pouvez pas indiquer autre chose que lists.apinc.org
Toutefois pour personnaliser sa liste avec son nom de domaine, une astuce existe en utilisant les alias : voir Problème de gestion des domaines avec les mls

Notez que le préfixe (la dernière case à remplir), c'est ce qui est placé au début à l'emplacement 'objet' du courriel.
Ainsi, dans l'en-tête du courriel que l'on peut voir quand on reçoit du courriel, « [Apincoeur] - votre première lettre d'info », le préfixe est « Apincoeur ». Cela permet de placer un filtre pour les courriels provenant de la mailing liste. Mettez un nom représentatif de l'objet de la mailing liste. Par exemple, XYZ ou XYZ-bureau.

Compléter l'interface de Sympa

Ensuite se rendre à l'interface de Sympa avec un navigateur à l'adresse :
http://lists.apinc.org/wws/ .

Là, vous écrivez la même adresse de courriel qui vous a servi pour définir la mailing liste dans l'interface d'Apinc,
c'est l'adresse propriétaire.

Vous cliquez sur « Envoyez-moi un mot de passe » après avoir écrit cette adresse.
Ensuite, vous allez dans votre logiciel de messagerie pour lire le courriel comportant le ce mot de passe que
vous venez de recevoir. Vous écrivez ce mot de passe sur l'interface de Sympa pour entrer.

Après avoir avoir attendu quelques secondes, vous entrez avec le statut d'administrateur / propriétaire de la liste,
c'est parce que vous avez mis la même adresse de courriel que celle qui a servi à créer la liste.

Si vous aviez mis une adresse de courriel différente, avec la même procédure pour le mot de passe, l'interface aurait été différente :
une interface de simple visiteur.

Entrer dans la mailing list

Il existe deux possibilités d'accéder à la mailing list :

- Entrée avec statut Abonné : Si vous cliquez sur le nom de la liste en haut et à gauche (pas sur "Admin"),

- Entrée avec statut Administrateur : Si vous cliquez sur "Admin", l'interface d'administration apparaît.

Se mettre aux commandes de gestion

Bien, cliquez sur "Admin liste" pour accéder aux principales commandes de gestion.

- Pour inscrire des gens : il faut cliquer sur la première en-tête de colonne intitulée "Abonnés". À gauche du bouton "Ajout",

Gérer le message de bienvenue

- Pour voir le message de bienvenue qui est envoyé automatiquement, il faut cliquer sur la quatrième en-tête de

- Pour choisir le Message de bienvenue , vous cliquez sur "Editer". La fenêtre qui apparaît permet de
changer le texte, les mots entre [ ] sont des champs qui sont remplis automatiquement par des données.

- C'est la même procédure pour voir et éditer les messages que les abonné(e)s reçoivent lorsque, par exemple,
vous les désabonnez ou vous les supprimez de la liste. Remarquez qu'il y a désabonnement et suppression,
ce n'est pas la même chose. En effet, ce ne sont pas les mêmes messages reçus quand c'est un désabonnement
ou une suppression.

S'envoyer un message de bienvenue

Pour avoir une idée du message de bienvenue que l'on reçoit initialement , et pour vérifer toutes nos manipulations,
le mieux encore est de s'inscrire soi-même comme un abonné avec une autre adresse de courriel.

- Le site de l'Apinc : "http://www.jetable.org" permet de créer rapidement une adresse provisoire (8 jours maxi) qui sera transférée dans sa BAL habituelle.

- Le site "altern.org" permet de créer rapidement une boîte aux lettres gratuite et permanente :

• pour la créer : http://altern.org/creation.html
• pour la consulter : soit http://altern.org/mail/, soit "mail.altern.org" dans le logiciel de messagerie.

- Le site "http://www.legratuit.com/Services_par_mail/Adresses_email/" vous propose un choix d'autres possibilités.

Entrer (se loguer) comme simple membre

Une fois encodé votre adresse alternative, sortez de Sympa ("Logout" en haut à gauche) et revenez à l'entrée
du site en encodant ce nouveau mail et en demandant un mot de passe.

Vous entrerez comme membre et vous pourrez vous faire une idée de ce que les autres voient. Il faut savoir que le fait
d'être propriétaire n'implique pas un abonnement automatique à la liste c'est-à-dire que pour recevoir le courriel d'information
de votre propre liste à l'adresse courrriel mentionnée comme propriétaire, il vous faut vous abonner aussi et inscrire l'adresse propriétaire
de la liste tout comme celles des autres membres.

Envoyer un message aux abonné(e)s

Pour envoyer un message aux abonné(e)s, il suffit de :

- cliquez à gauche en bas sur "Poster", une fenêtre texte apparaît à droite.
- Ne mettez pas de balises HTML, elles seront inactives.
- Ecrivez votre message et son objet (titre) puis cliquez sur "Envoyez le message".

Il n'est pas possible d'attacher un fichier depuis l'interface de sympa.

Pour envoyer un message en html et/ou avec des pièces jointes, il faut le faire depuis son logiciel de messagerie ou son webmail :
envoyez votre message à nomdelaliste@lists.apinc.org
Attention : la taille maximale des messages est limitée à 200 Ko pièces jointes incluses, voir Quelle taille maximum des messages dans une liste

Désinscription

Dans les messages diffusés sur la liste il est conseillé d'indiquer aux abonnés comment ils peuvent se désinscrire de la liste si ils le souhaitent.
Cela peut être indiqué dans le message automatiquement attaché en fin de message, ou bien indiqué "en dur" dans le corps du message.
Rappelons qu'un abonné peut se désinscrire :
- soit par l'interface http en ligne (un peu lourd car il faut créer et authentifier un mot de passe)
- soit par l'envoi d'un message à nomdelaliste-unsubscribe@lists.apinc.org
- soit par l'envoi d'un message à sympa@lists.apinc.org avec le sujet UNSUB nomdelaliste

Lire et vérifier un message = modérer

Si vous n'avez pas défini qu'un(e) abonné(e) devrait lire et vérifier le contenu de chaque message (cela s'appelle modérer -
et la personne s'appelle un(e) modérateur/trice), donc sans modération le message est envoyé directement aux abonné(e)s inscrit(e)s.

Si vous voulez vous-même vérifier les messages envoyés par les abonné(e)s, inscrivez votre adresse de courriel comme
modérateur / modératrice.

Pour ce faire,

- entrez dans Sympa avec l'adresse de courriel propriétaire,
- cliquez sur "Admin liste",
- puis sur "Configurer la liste" (deuxième en-tête de colonne),
- enfin cliquez sur "Définition de la liste".

La page sélectionnée permet d'inscrire deux personnes comme modératrices / modérateurs.
Concrètement, lorsqu'il y a modération, l'abonné(e) poste son message, puis la personne qui modère reçoit une copie de ce message
dans sa messagerie et décide ou non de l'accepter.

Aucune possibilité de modifier le message donc aucune correction, c'est tout ou rien. Sur l'interface de Sympa pour le propriétaire et le
modérateur, on peut voir le nombre de messages à modérer juste en dessous de l'encadré où il est écrit "Taux d'adresses
en erreur : 0%".

Il suffit de cliquer sur l'en-tête de la troisième colonne " Modérer " de l'interface d'administration pour accéder
à la lecture du message ainsi qu'à la commande d'envoi ou de refus définitif. S'il n'y a pas de messages à modérer ou tout simplement
si vous ne modérez pas votre liste, ce bouton reste inactif.

De même, l'en-tête de la sixième colonne " Créer un espace partagé " est inactif. Ne cherchez pas le bouton magique pour l'activer,
c'est voulu. L'en-tête de la septième colonne "Supprimer la liste" est aussi inactif. Vous réalisez la suppression de votre liste à partir
de l'interface d'Apinc dans la rubrique "Mailing liste" (l'icône de la petite poubelle grise à droite du lien de la liste).

Si vous ne voulez pas que les abonné(e)s puissent écrire un message, vous cliquez sur l'en-tête de la deuxième colonne "Configurer la liste"
puis sur "Diffusion / réception", et vous arrivez sur la page où cette décision est proposée : "Qui peut diffuser les messages ?"
vous permet de choisir votre modalité de diffusion. Si vous décidez de refuser à vos abonné(e)s l'accès à la diffusion libre de
leurs messages, les membres auront tout de même accès à l'interface pour écrire un message s'ils cliquent sur "Poster", toutefois
leur message leur sera retourné comme invalide. Autant les prévenir non ? C'est le rôle de la page d'accueil.

Garnir votre page d'accueil

Que mettre sur votre page d'accueil ? C'est juste une suggestion.

L'édition de cette page se fait à partir de l'interface d'administration à "Personnaliser",
cliquez sur "Message de désabonnement" pour ouvrir la liste déroulante puis choisissez sur "page d'accueil de la liste"
et enfin sur le bouton "Editer".

Les balises HTML sont autorisées. En plus de dire qu'il s'agit de la liste sur "Les oiseaux du paradis"
par exemple et d'expliquer un peu votre propos, cela rassure quand on arrive la première fois dans l'interface de Sympa, vous pouvez
aussi dire que cette interface sert à changer son mot de passe, choisir le format texte ou HTML pour recevoir son message
(c'est rudimentaire comme HTML), bien entendu se désabonner, qu'il faut cliquer sur Logout en haut à gauche pour sortir de Sympa,
que la fonction "Poster" autorise d'envoyer des messages ou non (et dans ce cas signaler qu'elle apparaît mais qu'elle n'est pas opérationnelle),
et dans le cas où l'abonné(e) peut envoyer un message, prévenir s'il sera modéré ou envoyé directement aux autres abonné(e)s.
C'est déjà pas mal...

Une autre possibilité est de réserver la page d'accueil à un autre usage tandis que les informations et les conseils de la première fois
sont délivrées lors du premier message reçu par l'abonné(e), c'est le "message de bienvenue" que l'on édite de la même manière
que la page d'accueil en allant dans "Personnaliser" et au lieu de choisir la "page d'accueil de la liste", vous cliquez sur "message de bienvenue"
puis sur "Editer".

intégrer un paquet d'adresses de courriel à la liste

Pour terminer ce petit tour, sachez que vous pouvez encoder un paquet d'adresses de courriel avec la possibilité
de l'insertion multiple (un simple copier-coller et on ajoute le tout dans la liste).

Pour ceux et celles qui auraient besoin d'un petit script PHP facile à mettre en oeuvre pour récolter des adresses de courriel
depuis une interface web, il y a « SimpleListeV0?.1 » que j'utilise et qui est disponible à cette adresse :

http://www.elroubio.net/?p=mescripts .

Ce petit script vous permet de stocker la liste des adresses de courriel de vos visiteurs dans un fichier txt.
Les visiteurs peuvent à leur guise s'inscrire ou se retirer de la liste en se servant du formulaire prévu à cet effet.

Ce script vérifie la forme correcte de l'email, mais n'envoie pas de demande de confirmation.
Pour le faire fonctionner sur apinc, il faut éditer le fichier simpleliste.php3 et remplacer toutes les adresses indiquées
en "127.0.0.1" par l'adresse effective du fichier concerné.

Sans être une révolution, ce script simple vous permet d'apprendre et d'observer comment PHP3 communique avec un fichier txt et donc
de le modifier. Personnellement, j'ai changé un peu ce script pour qu'il écrive les infos avec un point-virgule à la fin de chaque item (";")
au lieu d'un retour à la ligne ("\n") et j'ai modifié l'extension "txt" du fichier qui recueille les adresses en "csv". Ainsi, il ne me reste plus
qu'à télécharger un fichier CSV qui s'ouvre facilement dans le tableur d'Openoffice afin d'archiver la liste aussi sur mon pc.

Remarquez qu'avec Sympa, on peut envoyer des commandes par courriel et recevoir en retour toutes les adresses. Cela fonctionne bien, seulement,
il faut être patient, parfois, c'est le lendemain qu'arrive le courriel avec le résultat de notre requête. Il faut taper « Help » dans l'objet
du courriel et l'envoyer à Sympa sans rien écrire d'autre, alors on reçoit le descriptif de ces commandes.

Proposer une boite d'abonnement à la lettre

On peut remplacer la bonne ligne du script simpleliste.php3 par la commande mail
requérant l'inscription de l'adresse indiquée.
( voir plus loin )

récupérer les adresses emails de la liste

Avec l'interface ghs ou avec celle de sympa, il est possible d'afficher dans un tableau la liste de toutes les adresses emails
gérées par la liste.
Toutefois, il n'est pas possible d'avoir la liste avec un format brut (sans les dates d'inscription en particulier).
Il faut pour cela passer par l'interface MAIL de sympa :

Envoyer à sympa@lists.apinc.org un mail comportant comme sujet ou comme texte exclusivement la ligne
(et non pas nomdelaliste@lists.apinc.org ). Il suffit ensuite d'enlever les "- - mail" en trop pour une utilisation ailleurs.

le robot de commande de la liste par commandes emails

Vous l'avez deviné, c'est un robot qui gère la liste. Son adresse, c'est sympa@lists.apinc.org

Comme il est moins finaud que votre voisin de pallier, n'essayez pas d'engager une conversation sur la pluie et le beau temps avec lui.
Préférez quelques ordres brefs et bien sentis, qui lui feront exécuter à merveille les opérations dont vous avez besoin pour votre liste.
Pour cela, vous mettez votre commande dans le titre, ou bien une liste de commandes les unes à la suite des autres dans le corps du message,
suivie du nom de la liste concernée si besoin, et d'un paramètre supplémentaire si besoin pour cette instruction.
Bien entendu, c'est un propriétaire de la liste qui peut envoyer ces commandes.

Quelques commandes bien senties

- HELP : à la réception de ce message, sympa vous retournera un message d’aide contenant la liste des commandes auquelles il peut répondre. Les commandes expliquées ici y sont également reprises.
- REV liste : par cette commande vous demandez à sympa de vous envoyer la liste de tous les abonnés à la liste liste.
- ADD liste adresse nom prénom : grâce à cette commande, vous pouvez ajouter l’adresse et le nom d’un nouvel abonné à votre mailing liste.
- DEL liste adresse : et ici c’est l’inverse, vous pouvez supprimer un abonné de votre mailing liste.

exemple :

> ajoute à la liste "passerelle_eco" l'adresse "jeanluc@nospam.org" avec comme nom "X Jean-Luc"

La newsletter

Creation

Pour créer une newsletter, c'est très simple :
- il faut créer une mailing liste,
- ensuite, allez dans l'administration de votre liste dans Configurer la liste >> Diffusion/Réception >> Qui peut diffuser des messages ? : Newsletter, limité aux modérateurs (newsletter)
- aprés, allez dans Privilèges >> Qui peut s'abonner ? : ouvert à tous sans autentification (open), Qui peut se desabonner ? : ouvert à tous sans autentification (open)

C'est le même concept qu'une mailing liste, envoyez votre newsletter à malisteamoi@lists.apinc.org et chaque abonné la recevra.

S'inscrire à la newsletter

Pour s'inscrire, envoyez un mail à liste-subscribe@lists.apinc.org ou liste@lists.apinc.org avec comme sujet "subscribe malisteamoi"


Voilà, bonne découverte !

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